Cortar gastos sem diminuir a qualidade do trabalho é um desafio para muitas empresas e setores. Dentro do departamento de tecnologia reduzir custos é ainda mais desafiador, já que é uma área essencial para o funcionamento do negócio e impacta direta ou indiretamente a produtividade de todos dentro da empresa.
Por isso, os gestores de TI devem encontrar um equilíbrio para diminuir despesas sem afetar a eficiência da equipe. Mesmo parecendo pouco provável, é possível melhorar a sua infraestrutura e otimizar o orçamento seguindo alguns passos estratégicos.
1. Crie um planejamento de gastos
Planejar com antecedência é fundamental! Sua equipe, juntamente com a contabilidade e o setor jurídico, deve analisar cada aspecto dentro do departamento e assim definir possíveis cortes. Além disso, é nessa fase que deve ser definido o valor total do investimento em novos projetos e tecnologias estratégicas.
2. Automatize processos operacionais
Busque por sistemas e softwares que automatizem as tarefas do dia a dia, isso vai melhorar a entrega de demandas e ainda otimizar o tempo. Dessa forma, a produtividade vai aumentar e a equipe se concentrar em outras atividades mais importantes, que precisam de capacidade técnica.
3. Tenha uma equipe de TI motivada
Sim, ter uma equipe empenhada e motivada pode diminuir os custos, isso porque os problemas são identificados e resolvidos de forma mais eficiente, resultando em entrega de soluções mais rápidas, sem desperdício de recursos. Se você tiver profissionais qualificados e que se sentem valorizados, o ambiente de trabalho fica mais agradável e propício a inovação através de novas ideias. Além disso, a equipe se empenha em cumprir metas e buscar melhores resultados.
4. Tenha dados na nuvem
Ter dados, sistemas e softwares na nuvem também é uma forma de economizar com infraestrutura de TI. Além de reduzir custos com servidores, os dados da nuvem facilitam o trabalho remoto, porque podem ser acessados de qualquer lugar. Com a nuvem, todas as informações ficam centralizadas, proporcionando mais segurança e otimização de recursos.
5. Mapeie os softwares utilizadas
Será que existem softwares que não estão sendo usados dentro da sua empresa e só geram gastos? Para ter essa informação é importante criar um inventário para mapear todos os programas existentes, datas de pagamento e expiração. Você pode descobrir que algumas licenças não são necessárias para a operação ou que nem estão em uso. Com esse controle, você vai saber se o investimento naquele software está valendo a pena, caso contrário, não hesite em contar custos.
6. Adote uma cultura preventiva
Problemas e falhas na operação fazem com que o custo aumente expressivamente. E não estamos falando somente de perca de dinheiro, mas de tempo e produtividade também. Corrigir complicações é bem mais caro do que manter as manutenções em dia. Por isso, faça sempre um monitoramento da sua infraestrutura e fique atento as atualizações necessárias. Se colocar os danos que poderiam ter sido evitados na ponta do lápis, no final, investir em prevenção acaba sendo mais econômico e vantajoso.
7. Tenha bons equipamentos
Ter um parque tecnológico sempre atualizado pode custar caro. Porém, é importante manter a infraestrutura sempre em bom estado, principalmente porque pode afetar o rendimento do trabalho. Para isso, faça sempre manutenções e troque os equipamentos no máximo a cada 3 anos, que é a estimativa de vida de aparelhos eletrônicos. Se passar desse período, os hardwares podem causar muitos problemas e custar bem mais caro que um novo.
Uma dica importante que pode te ajudar na redução de custos é: conte com parceiros tecnológicos. Muitas empresas fazem terceirização de serviços, isso traz muitos benefícios como suporte especializado, mais produtividade da equipe interna e claro, redução de custos.
O DaaS é uma dessas soluções que chegou no mercado para entregar mais valor e economia para as empresas. Com esse serviço de aquisição de equipamentos você garante o melhor custo-benefício, já que o pagamento é mensal, e uma infraestrutura sempre atualizada.
